Les réunions prennent beaucoup de temps et d’énergie que les gens pourraient utiliser pour faire leur travail. De plus, parce que les réunions comprennent plusieurs personnes, leurs coûts horaires augmentent de façon exponentielle. Pourtant, parfois, c’est la meilleure façon de travailler et de communiquer. C’est pourquoi, si vous organisez une réunion, faites qu’elle soit utile, et qu’elle compte. Voici les 7 ingrédients essentiels pour réussir vos réunions.
- Le premier ingrédient d’une réunion productive consiste à savoir ce que vous essayez d’accomplir. Identifiez l’objectif de la réunion et les résultats que vous essayez d’obtenir, tels qu’approuver une décision ou résoudre un problème.
- Créez un agenda. Vous pouvez utiliser un ordre du jour pour vous assurer de couvrir chaque point, de maintenir les discussions sur le sujet et de terminer votre réunion à l’heure. Dans votre agenda, énumérez les sujets à discuter et incluez votre estimation de temps pour chaque sujet.
- Plus vous avez de participants à une réunion, plus il est difficile de faire avancer les choses. C’est pourquoi le troisième ingrédient pour réussir vos réunions consiste à limiter les participants aux personnes dont vous avez besoin pour atteindre votre objectif.
- Donnez aux participants une chance de se préparer. Planifiez la réunion à un moment qui convient aux participants et envoyez l’invitation à la réunion à l’avance. Par exemple, si vous souhaitez que les parties prenantes approuvent un planning révisé, envoyez la demande de réunion et le planning quelques jours avant la réunion.
- La ponctualité: Commencez et terminez les réunions à l’heure, même si tous les participants ne sont pas présents. Et ne revenez pas en arrière, sur des éléments déjà abordés lorsque les gens se présentent en retard.
- Animez la réunion pour que tout le monde reste concentré sur les objectifs de la réunion. Vous pouvez par exemple lancer la réunion par une brève introduction, son objectif, les sujets à l’ordre du jour, les participants et les règles de base du fonctionnement de la réunion. Egalement, efforcez-vous de favoriser la participation des personnes moins à l’aise pour s’exprimer. Et Recentrez les débats si la discussion commence à dévier.
- Réaliser un compte rendu le plus précis possible de la réunion. Pour cela prenez de bonnes notes pendant la réunion. De quelle autre manière vous souviendrez-vous des décisions que vous avez prises, des actions que vous avez identifiées et qui en est responsable?
Après la réunion, vous pouvez modifier les notes, annoncer des actions, déterminer qui est responsable et quand les échéances sont dues. Distribuez le compte rendu de la réunion aux participants et à toute autre personne ayant besoin de savoir.
Utilisez ces 7 ingrédients pour réussir vos réunions: Identifiez l’objectif; Créez un agenda; limiter les participants; Planifiez la réunion suffisamment en avance; Commencez et terminez les réunions à l’heure; Animez la réunion; Réaliser un compte rendu. Si vous organisez des réunions efficaces, vos projets se dérouleront plus facilement et vous gagnerez des concours de popularité au travail.
